Die moderne Arbeitswelt entwickelt sich stetig weiter und bringt damit auch Veränderungen in der Mitarbeitergewinnung und -einarbeitung mit sich. Besonders in den letzten Jahren hat sich das Konzept, ortsunabhängig zu arbeiten und damit auch das "Remote Onboarding" immer stärker etabliert. Dieses bezeichnet den Prozess der Einarbeitung von Mitarbeitern, die nicht physisch vor Ort, sondern an einem anderen Standort oder im Homeoffice tätig sind. Da diese Form des Arbeitens für viele ein anhaltender wichtiger Zukunftsaspekt bleiben wird, muss sich der Arbeitsmarkt darauf einstellen. Der IT-Bereich unterstützt dies stark durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Softwares und Apps. Wir haben selbst unsere Erfahrungen mit dem Thema gemacht, da ein Großteil unserer Mitarbeiter ebenfalls remote arbeitet und ein digitales Onboarding erhalten hat. Deshalb möchten wir Ihnen heute einige Erfahrungen mitgeben, wie Sie ein erfolgreiches Onboarding gestalten können und welche Tools dabei hilfreich sein können.
Remote Onboarding ist ein ortsunabhängiger Einarbeitungsprozess, der darauf abzielt, neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start im Unternehmen zu ermöglichen. Der Prozess beginnt bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und reicht von den ersten Tagen bis hin zur vollständigen Integration in das Team und die Unternehmenskultur. Wie wichtig ein gutes Onboarding ist, zeigt eine Studie von Glassdoor, nach welcher ein gut durchdachter, persönlicher Onboarding Prozess die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um 70 % erhöhen kann.
Der wohl offensichtlichste Unterschied zum klassischen Onboarding ist der Standort. Anstatt einer Einführung im Büro wird diese ortsunabhängig auf virtuelle Weise vorgenommen. Dies bringt eine Vielzahl an technischen Anwendungen mit sich, die es sonst in der Menge nicht geben würde. Auch die Kommunikation verlagert sich von face-to-face Interaktionen in den medialen Bereich mit E-Mails, Videokonferenzen und Telefonaten und beeinflusst dadurch sehr die Integration im Unternehmen. Die Einarbeitungsweise an sich unterscheidet sich ebenfalls. Während beim remoten Arbeitsstart zum Beispiel E-Learning-Plattformen, Online-Trainings und online Schulungssitzungen zum Einsatz kommen, so kann das klassische Onboarding ebenfalls mit Workshops, Schulungen und Präsentationen vor Ort unterstützt werden.
Die Personengruppen, die für das Onboarding wichtig sind, verändern sich durch die Verlagerungen in den virtuellen Bereich jedoch kaum. Die Personalabteilung plant, koordiniert und führt die Einführung durch. Teamleiter und Vorgesetzte arbeiten das neue Teammitglied ein und stellen sicher, dass dieses klare Aufgaben und Feedback erhält und die Erwartungen des Unternehmens kennenlernt. Auch die IT-Abteilung spielt eine wichtige Rolle, da sie die Technik vorbereitet und bei Problemen mit dieser zur Verfügung steht. Je nach Unternehmen können auch Buddys und Mentoren den Neuling unterstützen und dafür sorgen, dass dieser schneller integriert wird.
Der erste Tag im neuen Job ist immer aufregend. Ein Remote-Onboarding bringt jedoch noch weitere Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gibt - sowohl auf der Seite des Neustarters als auch auf der Seite des Unternehmens:
Ohne Hilfsmittel wäre ein erfolgreiches Onboarding im Homeoffice unmöglich. Sie werden vor allem für eine gelungene Kommunikation und Organisation benötigt. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von digitalen Lösungen, die Ihnen dabei helfen können, die ersten Arbeitstage reibungslos und effizient zu gestalten:
Kriterium | Zoom | MS Teams | Google Meet |
Preis |
- kostenloses Basismodell - Preismodelle ab 139 Euro im Jahr |
- kostenlos Basismodell - verschiedene Modelle ab 3,70 Euro pro Monat |
- kostenloses Basismodell - verschiedene Modelle ab 5,75 Euro pro Monat |
max. Teilnehmerzahl |
- 100 (Kostenlos) - bis zu 1000 (kostenpflichtig) |
- 100 (Kostenlos) - 300 (kostenpflichtig) |
- 100 (Kostenlos) - 500 (kostenpflichtig) |
HD-Video | Ja | Ja | Ja |
Bildschirmfreigabe | Ja | Ja | Ja |
Aufzeichnung | Ja |
Ja (in bezahlten Plänen) |
Ja (in bezahlten Plänen) |
Integration | Ja | Ja (Office 365) | Ja (Google Workspace) |
Sicherheit |
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung |
Starke Verschlüsselung |
Starke Verschlüsselung |
Support |
24/7 (in bezahlten Plänen) |
24/7 (in bezahlten Plänen) |
Business-Support (in bezahlten Plänen) |
Mobile App | Ja | Ja | Ja |
Einzigartige Funktionen |
Virtuelle Hintergründe, Umfragen |
Integration mit Office-Produkten |
Noise Cancellation, Livestream-Funktion |
Kriterium | Trello | Miro | Slack | Asana | MS Teams |
Preis |
- kosten- - weitere Modelle ab |
- kosten- - weitere Modelle ab 8 USD pro Monat |
- kosten- - weitere Modelle ab 6,75 Euro pro Monat |
- kosten- - weitere Modelle ab 10,99 Euro pro Monat |
- kosten- - weitere Modelle ab 3,70 Euro pro Monat |
Projekt- |
Ja |
Begrenzt (mehr auf visuelle Zusammenarbeit) |
Nein (Kommunikationsfokus) |
Ja |
Ja (mit MS Project Integration) |
Kommunika-tions- |
Kommentare zu Aufgaben | Chat, Kommentare | Integrierte Chat-Funktion | Kommentare zu Aufgaben | Integrierte Chat- und Videokonferenzen |
Integration | Ja (diverse) | Ja (diverse) | Ja (diverse) | Ja (diverse) | Ja (Office 365 und mehr) |
Bildschirm- freigabe |
Nein | Ja | Ja | Nein | Ja |
Mobile App | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Benutzer- freundlich- keit |
Gut | Gut | Gut | Gut | Gut |
Sicherheit | Starke Verschlüs-selung | Starke Verschlüs-selung | Starke Verschlüs-selung | Starke Verschlüs-selung | Starke Verschlüs-selung |
Support |
Business-Support |
Business-Support | Business-Support | Business-Support | 24/7 (in bezahlten Plänen) |
Einzigartige Funktionen |
Karten-basiertes Manage-ment |
Visuelle Kollaboration und Mind-Mapping |
Integration mit vielen Apps |
Aufgaben-verwaltung, Zeitpläne |
Integration mit Office-Produkten, Videokonfe-renzen |
Kriterium |
Polario |
Enboarder |
Haufe Onboarding |
Preis |
auf Anfrage |
auf Anfrage |
auf Anfrage |
Anpassbarkeit |
Hoch (je nach Plan) |
Hoch (je nach Plan) |
Hoch (je nach Plan) |
Integration |
Ja (diverse HR-Systeme) |
Ja (diverse HR-Systeme) |
Ja (diverse HR-Systeme) |
Mobile App |
Ja |
Ja |
Ja |
Automatisierte Workflows |
Ja |
Ja |
Ja |
Kommunikations-tools |
Ja |
Ja |
Ja |
Berichterstattung & Analytics |
Ja |
Ja |
Ja |
Dokumentenmanagement |
Ja |
Ja |
Ja |
Compliance-Management |
Ja |
Ja |
Ja |
Mitarbeiter-Feedback |
Ja |
Ja |
Ja |
Sicherheit |
Datenschutz-konform |
Datenschutz-konform |
Datenschutz-konform |
Support |
Business-Support |
Business-Support |
Business-Support |
Einzigartige Funktionen |
Spezifisch für jede App |
Spezifisch für jede App |
Spezifisch für jede App |
Kriterium | 360Learning | Innform | LinkedIn Learning |
Preis |
auf Anfrage |
- kostenloses Basismodell - weitere Modelle ab 1,15 Euro pro Monat |
Abonnement-basiert |
Kursbibliothek |
Ja (eigene & externe Inhalte) |
Ja (eigene & externe Inhalte) |
Ja (über 16,000 Kurse) |
Anpassbarkeit | Hoch | Hoch | Begrenzt |
Integration | Ja (diverse LMS & Tools) | Ja (diverse LMS & Tools) |
Ja (mit LinkedIn und mehr) |
Mobile App | Ja |
Ja |
Ja |
Berichterstattung & Analytics | Ja | Ja | Ja |
Benutzerfreundlichkeit |
Gut |
Gut |
Gut |
Zusammenarbeit & Community-Features |
Ja |
Begrenzt |
Begrenzt |
Sicherheit | Datenschutz-konform | Datenschutz-konform | Datenschutz-konform |
Support | Business-Support | Business-Support | Business-Support |
Einzigartige Funktionen |
Collaborative Learning, Gamification |
Einfache Erstellung von Lernpfaden |
Zugang zu Experten in der Industrie, Karriereentwicklung |
Es ist zu beachten, dass die genauen Details und Funktionen bei verschiedenen Tools von Version zu Version und zwischen verschiedenen Abonnementplänen variieren können. Die Auswahl der richtigen Software und des richtigen Plans hängt von vielen Faktoren ab, darunter die spezifischen Anforderungen, Ziele und dem Kontext Ihres Unternehmens. Es wäre empfehlenswert, die Hersteller direkt zu kontaktieren oder Demoversionen anzufordern, um einen vollständigen Einblick in die jeweiligen Funktionen und Vorteile zu erhalten.
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter geht es nicht nur um die Einführung am ersten Arbeitstag, sondern auch darum, wichtige Grundsteine für die Zukunft zu legen. Diese sollen helfen, die neuen Angestellten langfristig gut in Ihr Unternehmen zu integrieren und auch eine Identifikation mit dem Unternehmen zu schaffen. Vor allem Unternehmen, welche komplett oder zum Großteil remote arbeiten und remote Onboarding durchführen, sollten andere Wege anbieten, um die Stärkung der Mitarbeiterbindung und das Gefühl von Zugehörigkeit zu fördern. Hier sind einige unserer Tipps, wie Sie diesen Prozess erfolgreich fördern können:
Die Integration von Mitarbeitern, die remote arbeiten in das bestehende Team, erfordert aktive Bemühungen und eine offene Unternehmenskultur. Indem Sie diese Tipps berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass neue Teammitglieder sich schnell einfügen und ein Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen entwickeln.
Checkliste: ◊ einen Onboarding-Plan erstellen |
Remote Work eröffnet vielen Unternehmen die Möglichkeit, von einem erweiterten Talentpool zu profitieren und gleichzeitig die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Indem Sie auf die Herausforderungen des Remote Onboardings vorbereitet sind und geeignete Tools einsetzen, können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter nahtlos in Ihr Unternehmen integriert werden und den klassisch eingearbeiteten in nichts nachstehen.
Die Investition in einen effektiven Remote-Onboarding-Prozess mit einer guten Organisation der Phasen des Onboardings wird sich langfristig auszahlen, indem Sie talentierte Fachkräfte gewinnen und langfristige Mitarbeiterbindung fördern.