Arbeiten von zu Hause:  Tipps für Arbeitgeber und -nehmer in Zeiten von Corona

Der Begriff „Home Office“ klingt für Arbeitnehmer oftmals verlockender als er tatsächlich ist. Auch Arbeitgeber können von den kurzfristigen Home Office-Lösungen profitieren, wenn sie diese richtig umsetzen. Aber wie wird Home Office richtig umgesetzt? Im Folgenden zeigen wir einige praktische Hilfen, für Arbeitgeber und -nehmer auf.

Die Corona-Krise hat unser Arbeitsleben in kürzester Zeit auf den Kopf gestellt. Innerhalb von nur wenigen Tagen müssen Arbeitgeber radikal neue Arbeitskonzepte aus dem Boden stampfen. Je nach Betriebsart kann dies Arbeiten im Schichtbetrieb bedeuten oder sogar die Schließung des Betriebes. Eine dritte Möglichkeit besteht für einige Betriebe darin, ihre Mitarbeiter in das Home Office zu schicken, aber hier lauern Fallstricke auf beiden Seiten – Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite. Beleuchten wir zunächst die Arbeitgeberseite, bevor wir uns der Arbeitnehmerseite widmen.

Was bedeutet Home Office für Arbeitgeber?

Typische Ängste von Arbeitgebern lauten oftmals*:

1. Ich habe keine Kontrolle über meine Mitarbeiter

2. Ich kann nicht verfolgen, ob meine Mitarbeiter tatsächlich arbeiten

3. Meine Mitarbeiter können nicht effektiv miteinander kommunizieren

4. Meine Mitarbeiter können nicht mit den Kunden kommunizieren

Diesen vier Vorurteilen können Arbeitgeber jedoch mit den richtigen Maßnahmen mit Leichtigkeit begegnen.

* https://www.it-business.de/noch-viele-bedenken-beim-homeoffice-trend-a-791806

https://www.dearemployee.de/arbeiten-im-home-office-chance-oder-risiko/

https://ap-verlag.de/warum-beschaeftigte-nicht-im-home-office-arbeiten/56965/

Ich habe keine Kontrolle über meine Mitarbeiter

Auch im Berufsalltag ist ein Angestellter nicht permanent an seinem Arbeitsplatz anzutreffen und dennoch vertraut man ihm, dass er sich nicht irgendwohin zurückgezogen hat, um bspw. ein Buch zu lesen. Auch im Home Office sollte ein Chef dieses Vertrauen gegenüber seinen Angestellten walten lassen. Zudem gibt es genügend Möglichkeiten, mit seinen Angestellten in Kontakt zu treten:

Telefon

Heutzutage besitzt nahezu jeder Angestellte ein Smartphone oder wenigstens einen Festnetzanschluss. Bitten Sie als Arbeitgeber daher, Ihre Angestellten um seine persönliche Telefonnummer (falls er kein Diensthandy besitzt), unter der er erreichbar ist. Weisen Sie ihn bei Unverständnis daraufhin, dass in dieser besonderen Situation Sie gerne die ein oder andere Aufgabe mit ihm telefonisch besprechen möchten und ihm auch so Rückfragen ermöglichen. Dies verkürzt Prozesse und gestaltet den Arbeitsalltag für beide Seiten effizienter.

E-Mail

Für eine erfolgreiche Home-Office Lösung ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff auf Ihre E-Mails haben. In diesem Fall können Sie anhand von Antwortzeiten prüfen, ob Mitarbeiter tatsächlich an ihrem Arbeitsplatz sind. Aber auch hier sollte kein Kontrollzwang herrschen und Antwortzeiten von 2 Stunden sollten als akzeptabel gelten.

Feste Zeiten

Vereinbaren Sie auch im Home Office feste Arbeitszeiten, in denen Ihre Mitarbeiter jederzeit erreichbar sein sollen. Hierdurch erleichtern Sie es den Mitarbeitern, untereinander zu kommunizieren und vermeiden es, einen Mitarbeiter in seiner Freizeit zu kontaktieren. Auch erleichtern Sie es Ihren Mitarbeitern, zwischen Arbeits- und Freizeit zu differenzieren.

Ich kann nicht verfolgen, ob meine Mitarbeiter tatsächlich arbeiten

Es gibt bereits zahlreiche Apps (bspw. TimeTac; Clockodo; Edpep), die eine Zeiterfassung erlauben. Bei diesen müssen sich die Mitarbeiter via Smartphone oder Laptop kurz ein- und ausstempeln. Selbstverständlich ist auch hier Vertrauen in die Mitarbeiter gefragt. Neben der Zeiterfassung bietet sich auch das Führen durch Aufgaben an. Hierbei müssen Sie für jeden Mitarbeiter eine Liste mit Aufgaben anfertigen und eine grobe Zeitplanung für die Aufgabe erstellen. Sollte ein Mitarbeiter die Zeitplanung deutlich überschreiten, so können Sie mit ihm Rücksprache halten, was die Gründe dafür waren.

Meine Mitarbeiter können nicht effektiv miteinander kommunizieren

Zur Unterstützung der digitalen Kommunikation gibt es vielfältige Lösungen auf dem Markt, die hier nur kurz Erwähnung finden sollen:

• Für die Online-Kommunikation: Microsoft Teams; Slack

• Für die Videokonferenz: Zoom; Microsoft Teams; Skype

• Für das Projektmanagement: Jira; Asana; Trello

• Für die Datenspeicherung: Dropbox; Google Drive

• Für den Datentransfer: WeTransfer, Firefox Send

• Für die Fernwartung: Teamviewer; Anydesk Free

• Für die Fokussierung auf Aufgaben: Rescue Time; Stay focused

Eine detaillierte Beschreibung von nützlicher Software kann hier gefunden werden:

Meine Mitarbeiter können nicht mit den Kunden kommunizieren

Zwar verhindert das Home Office, dass bspw. der Vertrieb persönlich mit dem Kunden kommuniziert, jedoch haben in Zeiten von Corona auch viele Betriebe ihre eigenen Mitarbeiter in Home Office geschickt. Daher stellen digitaler Kommunikationswege wie Telefonie, Chats oder Videokonferenzen Alternativen dar. Zudem können hierdurch lange Anfahrtswege und damit Kosten eingespart werden. Ferne wird der Kunde es Ihnen im Allgemeinen Danken, wenn Sie ihm eine Lösung vorschlagen, wie Sie seine Mitarbeiter im Home Office kontaktieren und unterstützen können.

Wie können Sie im Home Office Ihren Arbeitsalltag effizient gestalten? 

Das Home Office kann Segen und Fluch zugleich sein. Auf der einen Seite entfallen lange Anfahrtswege, man darf in seiner vertrauten Umgebung arbeiten, niemand achtet darauf, ob man frisch rasiert ist usw. Auf der anderen Seite fehlt die Kommunikation zu Mitmenschen, es fällt schwerer, die Disziplin aufrecht zu erhalten, es gibt zahlreiche Ablenkungsmöglichkeiten usw.

Im Folgenden werden wir uns daher einmal den potenziellen Nachteilen des Homes Office widmen und schauen, wie man diesen begegnen kann.

Der Arbeitsplatz

Wählen Sie einen Arbeitsplatz, der für Sie angenehm ist und den Sie nicht ständig wechseln müssen. Bspw. ist der Esstisch ein beliebter und zugleich ungünstiger Arbeitsplatz im Home Office. Der große Tisch lädt gerade dazu ein, sich auszubreiten und befindet sich auch noch in der Nähe der Kaffeemaschine. Jedoch muss dieser Arbeitsplatz mehrfach täglich zum Essen geräumt werden. Idealer Weise finden Sie einen Raum, der nicht von anderen Familienmitgliedern regelmäßig genutzt werden muss. Besitzen Sie vielleicht ein Lesezimmer, Sportzimmer oder einen Wintergarten? Zur Not bietet sich auch oftmals eine Ecke im Schlafzimmer an. Ferner sollte der Raum weder zu kühl noch zu warm sein. Auch sollte Sie direktes Sonnenlicht beim Arbeiten am Laptop nicht stören.

Achten Sie darauf, dass der gewählte Tisch und Stuhl zu Ihnen passt und Sie auch mehrere Stunden bequem arbeiten können, ohne Rückenschmerzen zu bekommen. Auch sollten sich auf dem Tisch nur notwendige Unterlagen befinden – ein vollgestellter Tisch wirkt unruhig und führt zu Ablenkungen.

Nähere Informationen zur Einrichtung des Arbeitsplatzes können Sie hier finden:

Disziplin halten

Auch wenn es verführerisch klingen mag, aus dem Bett zu arbeiten, so zeigt sich oft nach wenigen Tagen, dass die Arbeitsleistung und Motivation schnell sinken. Viele Arbeitnehmer verfallen in einen schleichenden Prozess der Verwahrlosung, wenn sie nicht regelmäßig auf andere Menschen treffen. Es ist daher wichtig, diesem Phänomen frühzeitig zu begegnen. Stehen Sie zu festen Uhrzeiten auf, absolvieren Sie Ihre übliche Morgenroutine und legen Sie für sich feste Arbeitszeiten und Ziele fest, sofern Ihnen keine gegeben wurden.

Insbesondere das Einhalten der festen Arbeitszeiten stellt einen wichtigen Aspekt da. Ohne feste Arbeitszeiten sind Menschen empfänglicher für Ablenkungen und arbeiten Ihre Aufgaben weniger fokussiert ab. Hierdurch brauchen sie deutlich länger für die Aufgaben und haben das Gefühl, länger oder mehr arbeiten zu müssen als im Büro. Hierdurch entsteht wiederrum Unzufriedenheit, die durch das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen, flankiert wird. Es ist daher auch wichtig, ihre festgelegten Arbeitszeiten zu kommunizieren, damit auch andere Personen wissen, wann sie Sie kontaktieren dürfen.

Ablenkungen vermeiden

Einer der größten Gefahrenquellen für Ihre Effizienz im Home Office bilden die Ablenkungsmöglichkeiten. Schnell einmal einen Kaffee gekocht, nebenbei läuft das Radio oder der Fernseher, kurz eine Waschmaschine eingeschaltet und vielleicht – ganz ungestört – noch ein wenig im Internet gesurft. Es ist wichtig, dass Sie auch im Home Office Freizeit und Beruf trennen. Während den festgelegten Arbeitszeiten sollten Sie nichts unternehmen, was Sie nicht auch im Büro unternehmen würden. Gerade in der Anfangszeit sollten Sie sich daher regelmäßig die Frage stellen:

Würde ich das jetzt auch im Büro machen?

Durch das Stellen dieser Frage können Sie sich regelmäßig selbst ermahnen und mehr Effizienz in Ihre Arbeit bringen.

Ein besonderes Problem in Zeiten von Corona stellt der eingestellte KiTa- und Schulbetrieb dar. Versuchen Sie auch hier wieder feste Zeit zu definieren, wann Sie mit Ihrem Nachwuchs spielen und wann nicht. Falls Ihr Partner sich im Home Office befindet, stimmen Sie sich mit ihm ab. Versuchen Sie Ihren Kindern beizubringen, dass sie sich zeitweise selbst beschäftigen müssen. – Eine sehr schwere Aufgabe. Stellen Sie Ihren Kindern Aufgaben wie „Male mir ein Bild von unserem letzten Urlaub“. Zur Not bilden Fernsehen und Videospiele auch kurzfristige Lösungen.

Fazit

Damit Home Office funktioniert Bedarf es einiger Regeln für Vorgesetzte wie auch für Angestellte. Jede Seite muss sich darüber im Klaren sein, dass es noch nie eine Situation gab, in der kurzfristig alle Mitarbeiter für längere Zeit von zuhause aus arbeiten mussten und zugleich aus der Ferne koordiniert wurden. Es ist daher an jedem selbst, seinen Teil beizutragen. Während Vorgesetzte nützliche Apps bereitstellen sollten und Forderungen klar formulieren sollten, sollten Angestellte sich in Selbstdisziplin üben. – So kann gemeinsam Home Office funktionieren.