Unsere Tipps, um die Produktivität im Homeoffice zu steigern

von Sophie Heßmer am April 16, 2024

New Work Homeoffice

Unsere Tipps, um die Produktivität im Homeoffice zu steigern

Das Homeoffice - für manche ein Fluch, für andere ein Segen. Viele Unternehmen bieten heutzutage die Möglichkeit, gänzlich oder an bestimmten Tagen im Homeoffice zu arbeiten. So hat eine Studie von PwC aus dem Jahr 2023 gezeigt, dass das Arbeiten im Homeoffice in Deutschland mittlerweile fest etabliert ist und 80 % der Arbeitnehmenden mindestens einen Tag, 48 % sogar an mindestens zwei Tagen der Woche von zu Hause aus arbeiten. Sie hebt auch hervor, dass überwiegend positive Erfahrungen mit diesem Konzept gemacht wurden, insbesondere in Bezug auf Produktivitätssteigerungen und eine bessere Work-Life-Balance. Diese Erfahrungen bestätigt auch eine Umfrage des Ifo-Instituts aus dem Jahr 2023, in der die Mehrheit der deutschen Firmen angaben, keine Produktivitätsverluste durch Homeoffice oder hybrides Arbeiten zu sehen, sowie eine von Stanford durchgeführte Studie mit einem chinesischen Unternehmen.

Trotzdem kann nicht jeder von Anfang an gut von Zuhause aus arbeiten. Einige Menschen sind durch die Freiheiten bei der Zeiteinteilung produktiver als in einem regulären Büro, andere befinden sich dadurch in einem konstanten Arbeitsmodus und wieder anderen fällt die Konzentration im Homeoffice allgemein sehr schwer. Damit auch Sie im Homeoffice Ihre Effizienz beibehalten können, wollen wir Ihnen in diesem Blog unsere Tipps mitgeben, wie Sie ein produktives und positives Arbeitsumfeld schaffen, Ihren Arbeitsalltag verbessern, Ablenkungen verringern und mit Prokrastination umgehen.

Wieso fällt es so schwer, im Homeoffice konzentriert und produktiv zu bleiben?

Das Homeoffice bietet viele Vorteile: Mitarbeiter müssen nicht pendeln und sich mit dem starken Berufsverkehr auseinandersetzen und Unternehmen haben geringere Kosten für Büroflächen. Doch es bringt auch etliche Probleme mit sich. Das größte davon: Warum fällt es einigen so schwer, Zuhause genauso produktiv zu sein wie in einem Büro? Dafür gibt es verschiedene Gründe. Zu den wichtigsten gehören:

Die fehlende räumliche Trennung
Im Homeoffice vermischen sich Arbeitsplatz und Wohnbereich oft miteinander, wodurch auch Arbeit und Privatleben miteinander vermischt werden. Es gibt keine physische Grenze zwischen dem “Zuhause sein” und dem “bei der Arbeit sein”. Dadurch findet man sich schneller in einem konstanten Arbeitsmodus wieder oder hat genau das entgegengesetzte Problem: Man kann sich kaum auf die Arbeit konzentrieren.
Störfaktoren an jeder Ecke
Zu Hause gibt es weitaus mehr Ablenkungen als in einem Büro. Neben Familienmitgliedern, Haustieren oder Freizeitaktivitäten wie Lesen und Zeichnen können gerade auch die alltäglichen Haushaltsaufgaben vom Arbeiten ablenken.
Soziale Isolation
Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, kommt es meist zu einer Isolation von den anderen Teammitgliedern. Mit Kollegen im Büro entsteht automatisch ein informeller Austausch, zum Beispiel in den Pausen, aber diese Interaktionen fehlen, wenn sich alle in Heimarbeit befinden. Dies kann sich negativ auf die Motivation, Teamarbeit und das Engagement auswirken.
Selbstmanagement
Besonders wenn man von Zuhause aus arbeitet, ist ein hohes Maß an Selbstorganisation, Disziplin und Zeitmanagement gefragt. Ohne einen strukturierten Büroalltag kann es vielen schwerfallen, mit der Arbeit zu beginnen, Aufgaben zu erledigen und Pausen angemessen zu planen.
Technische Probleme
Technische Probleme gehören zu den größten Herausforderungen und Auslösern für Frustration während der Arbeit im Home Office. Die Möglichkeit, zu arbeiten, ist oftmals von Technologie abhängig und wenn diese nicht funktioniert, wird die Produktivität beeinträchtigt. Die häufigsten Probleme sind unzuverlässiges Internet, unzureichende Ausstattung oder Schwierigkeiten mit der Fernzugriffssoftware.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es wichtig, seine eigene Routine zu finden. Jeder Mensch arbeitet unterschiedlich, weshalb es keine klaren Regeln gibt. Wir wollen Ihnen deshalb im nächsten Abschnitt unsere Erfahrungen in Form von kleinen Tipps mitgeben und teilen, wie wir mit diesen Problemen umgegangen sind.

Unsere besten Tipps für mehr Produktivität

1. Ein separater Arbeitsplatz, um Ablenkungen zu vermeiden

Die Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes, der möglichst vom Privatbereich getrennt ist, ist eine unausweichliche Maßnahme - besonders, wenn das Arbeiten von zu Hause ein dauerhafter Zustand ist. Zum einen wird dadurch eine klare Trennung zwischen Arbeit und dem privaten Leben geschaffen, zum anderen werden dadurch Ablenkungsfaktoren beseitigt. Achten Sie bei der Einrichtung auf eine gesunde, ergonomische Arbeitsumgebung, um körperliche Beschwerden zu minimieren. Stellen Sie zum Beispiel Pflanzen in der Nähe auf, um die Luftqualität zu verbessern und gleichzeitig die Umgebung zu verschönern.

Schränken Sie auch Ihre Social Media Nutzung ein und lassen Sie technische Geräte wie Handy und Tablet nach Möglichkeit in einem anderen Raum, um sich durch diese weniger ablenken zu lassen. Als weitere unterstützende Maßnahme können Sie stattdessen Apps- oder Browser-Erweiterungen einrichten, die Ihnen helfen, fokussiert zu bleiben.

Tipp: Lüften Sie häufig und investieren Sie in eine gute Beleuchtung, denn sowohl saubere Luft als auch angenehmes Licht steigern unterbewusst die Arbeitszufriedenheit und damit die Produktivität.

So könnte ein Arbeitsplatz im Homeoffice aussehen

2. Regeln mit weiteren Haushaltsmitgliedern aufstellen

Auch wenn Sie einen separaten Arbeitsraum in den eigen vier Wänden besitzen, können vor allem Ihre Mitbewohner oder Familie ständige Unterbrechungen bei der Arbeit bringen. Stellen Sie mit diesen deshalb klare Regeln auf. Zum Beispiel dürfen diese Sie nur wegen eines Notfalls oder anderen wichtigen Dingen während des Arbeitens aufsuchen. Sie können auch zum Beispiel Türschilder anbringen, um deutlich zu machen, ob sie gerade gestört werden dürfen oder nicht. Es ist wichtig, klare Grenzen zu setzen, damit Ihre Arbeitszeit respektiert wird.

3. Arbeitszeit im Homeoffice korrekt erfassen und einteilen

Bei der Arbeit im Büro gibt es häufig geregelte Zeiten, an die sich alle halten. Für Mitarbeiter im Homeoffice kann das schnell ganz anders aussehen, denn ohne feste Arbeitszeiten ist es nicht unwahrscheinlich, dass man länger arbeitet als im Büro. Dies führt schnell zu Burnout und einer Verringerung der langfristigen Produktivität. Achten Sie deshalb darauf, Ihre vereinbarten Stunden konkret einzuhalten und zu erfassen.

Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit konkret ein, um Struktur in Ihren Tag zu bringen und alle Aufgaben pünktlich zu schaffen. Setzen Sie sich zum Beispiel feste Zeiten am Tag für die Bearbeitung von Ihrem E-Mail Postfach, anstatt ständig auf neue Nachrichten zu reagieren. Gruppieren Sie auch ähnliche oder die wichtigsten Aufgaben zusammen und erledigen Sie diese in einem festgelegten Zeitblock. Diese Herangehensweise steigert die Effizienz und reduziert vor allem den mentalen Aufwand, der durch häufiges Wechseln zwischen unterschiedlichen Arten von Aufgaben entsteht.

Tipp: Für die richtige Zeiterfassung können Sie verschiedene Hilfsmittel nutzen. Es gibt beispielsweise Applikationen wie edtime, aber auch Erinnerungen im Kalender sowie das Stellen von Weckern sind gute Möglichkeiten, um sich an vorgegebene Zeiten zu halten.

4. Kleider machen Leute

Den Satz “Kleider machen Leute” kennt jeder und er hat auch einen wahren Kern, der Ihnen im Homeoffice weiterhelfen kann, denn das anständige Kleiden bringt viele Vorteile mit sich. Es hilft Ihnen, Ihre mentale Einstellung zur Arbeit zu verbessern und leichter in den Arbeitsmodus zu kommen. Ziehen Sie sich deshalb auch im Homeoffice so an, als würden Sie normal ins Büro gehen.

5. Eine feste Routine mit Pausen etablieren

Eine weitere Taktik, um Überarbeitung zu vermeiden und gleichzeitig viel zu schaffen, ist die Etablierung einer festen Routine mit Pausen. Führen Sie für sich feste Arbeitszeiten ein, so als ob Sie in ein Büro gehen. Beginnen und beenden Sie Ihren Arbeitstag stets zur gleichen Zeit und planen Sie passende Pausen ein. Regelmäßige Kurzpausen führen zu einer Verbesserung der Konzentration und verhindern, dass Sie sich ausgebrannt fühlen. Ein Vorteil des Homeoffice ist dabei, dass Sie genau dann Ihre Pausen planen können, wenn Sie durch Ihren inneren Rhythmus weniger konzentriert sind. Für manche ist dies vielleicht vor dem Mittagessen, für andere am Nachmittag.

Tipp: Techniken wie die Pomodoro-Technik, bei der Arbeitseinheiten von intensivem Fokus mit kurzen Pausen kombiniert werden, können für manche besonders effektiv sein - probieren Sie es einfach mal aus!

6. Tools zur Unterstützung benutzen

Die Arbeit im Homeoffice funktioniert nur mit technischen Hilfsmitteln. Aber abgesehen von offensichtlichen Geräten wie dem Laptop und Programmen wie E-Mail-Anbietern, gibt es noch eine ganze Reihe an weiteren digitalen Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Probieren Sie zum Beispiel mal verschiedene Projektmanagement-Tools, Cloud-Speicher und andere digitale Ressourcen wie Zoom aus. Diese helfen, organisiert zu bleiben und effizient mit einem Team zusammenzuarbeiten. Mehr zu solchen Lösungen und wie diese besonders auch die Einarbeitung im Homeoffice unterstützen können, finden Sie in unserem Blog über das Remote Onboarding.

7. Routinen und Arbeitsmethoden stets anpassen

Eine Routine, die lange funktioniert hat, kann aufgrund verschiedener Einflüsse vielleicht nicht mehr funktionieren. Sei es, weil es auf den Winter zugeht und Joggen so nicht mehr zu Ihrer morgendlichen Routine gehören kann oder weil Sie zum Beispiel ein Kind haben, das nun um 14 Uhr statt um 15 Uhr abgeholt werden muss. Seien Sie daher flexibel, Ihre Routinen und Arbeitsmethoden anzupassen, basierend auf dem, was für Sie am besten funktioniert.

8. To-do-Listen erstellen und Ziele setzen

Das Erstellen von To-do-Listen ist eine einfache Methode, um einen Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Diese können für jeden Arbeitstag, eine Woche, einen Monat oder im großen Rahmen auch für ein Jahr aufgestellt werden. Setzen Sie sich damit auch klare, messbare Ziele für sich selbst. Dies gibt Ihnen eine klare Arbeitsrichtung und hilft dabei, motiviert zu bleiben und Ihre Zeit besser zu nutzen.

Tipp: Beginnen Sie Ihren Tag mit der Erstellung einer Aufgabenliste. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, um sicherzustellen, dass Sie sich auf das konzentrieren, was am meisten zählt.

9. To-do-Listen erstellen und Ziele setzen

Die soziale Isolation von den Kollegen ist ein großes Problem, das sich schnell auf die Motivation und das Engagement ausschlagen kann. Schließlich fehlt im Homeoffice der informelle Austausch, der in einem Büroumfeld natürlich entsteht. Kommunizieren Sie so viel wie möglich mit Ihren Kollegen. Bleiben Sie beispielsweise per E-Mail, Instant Messaging-Anwendungen wie Slack und Videokonferenzen in Verbindung. Führen Sie auch Konzepte wie die virtuelle gemeinsame Kaffeepause ein, um in Kontakt zu bleiben. Regelmäßige Check-ins, Meetings und Feedback-Möglichkeiten fördern ebenfalls die Kommunikation und Zusammenarbeit. Konstruktives Feedback hilft Ihnen auch dabei, Ihre Arbeitsweise zu verbessern und neue Wachstumsmöglichkeiten zu erkennen. Planen Sie besonders für solche Kontakte nach Möglichkeit Bürotage mit Präsenzarbeit in Ihre Arbeitswoche ein.

Tipp: Auch Netzwerken fällt im Homeoffice schwerer. Engagieren Sie sich deshalb je nach Branche in beruflichen Netzwerken oder Fachgruppen, denn der Austausch mit Gleichgesinnten kann neue Ideen bringen, die Motivation positiv beeinflussen und Möglichkeiten für berufliches Wachstum eröffnen.

10. Lernen, mit Prokrastination umzugehen

Trotz aller Strategien, Routinen und Ratschläge lässt sich Prokrastination manchmal einfach nicht vermeiden. Lernen Sie deshalb frühestmöglich, mit dieser richtig umzugehen. Versuchen Sie, die Ursachen für Prokrastination in Ihrem Arbeitsalltag zu identifizieren und entwickeln Sie Strategien, um diesen entgegenzuwirken. Sie können sich beispielsweise kleinere und leichter zu erreichende Ziele setzen, um stetig Erfolge zu sehen und so motiviert zu bleiben. Eine Strategie ist auch die Anwendung von Zeitmanagement-Techniken wie Timeblocking, Eat the Frog und das Pareto-Prinzip sein. Beim Timeblocking wird der Tag in feste Zeitblöcke, in denen wiederum feste, ähnliche Aufgaben erledigt werden, eingeteilt. Eat the Frog ist eine Methode, bei der die unangenehmsten und wichtigsten Aufgaben des Tages zuerst erledigt werden, um dann den Kopf frei für den restlichen Tag zu haben. Das Pareto-Prinzip wird auch 80/20-Regel genannt und besagt, dass 80% der Ergebnisse aus nur 20% der Aktivitäten entstehen sollten. Dafür müssen die wichtigsten Aufgaben identifiziert und fokussiert werden, um möglichst effizient zu sein. Wer besser visuell arbeitet, kann auch die Kanban-Methode ausprobieren, bei der visuelle Boards verwendet werden, um Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen.

Anderen kann vielleicht externe Unterstützung bei der Bewältigung von Prokrastination helfen. So gibt es Zeitmanagement-Applikationen wie Asana und Trello, die Funktionen wie Aufgabenlisten, Erinnerungen und Priorisierung bieten oder verschiedene Möglichkeiten, in Gemeinschaft von anderen zu arbeiten, denn gemeinsames Arbeiten kann motivierend sein und den Druck erhöhen, Aufgaben zu erledigen. Bekannt sind dabei vor allem Co-Working-Spaces und Bibliotheken, um gleichzeitig Ablenkungen zu minimieren oder das Suchen von Arbeitspartnern oder -gruppen. Auch ein Mentor oder Coach kann durch individuelle Unterstützung und Tipps bei der Selbstorganisation und der Überwindung von Prokrastination helfen.

Fazit

Diese verschiedenen Strategien und Einstellungen können Ihnen bei der Steigerung der Produktivität im Homeoffice sowie beim Führen eines zufriedenstellenden Arbeitslebens behilflich sein. Der Effekt dieser ist nicht unbedingt von heute auf morgen merkbar, aber besonders langfristig können Sie viel Wirkung zeigen. Trotz aller Ratschläge ist es stets am wichtigsten, dass Sie sich um Ihr Wohlbefinden sorgen. Achten Sie auf Ihre physische und psychische Gesundheit. Integrieren Sie dafür Bewegung, eine ausgewogene Ernährung, ausreichend Schlaf und viele Pausen in Ihren Alltag. Nehmen Sie sich eine Auszeit, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie eine benötigen! Schließlich können Sie nur produktiv arbeiten, wenn es Ihnen und Ihrem Körper gut geht.