Remote Onboarding: ein Guide zur virtuellen Einarbeitung

Remote Onboarding: ein Guide zur virtuellen Einarbeitung 

Die moderne Arbeitswelt entwickelt sich stetig weiter und bringt damit auch Veränderungen in der Mitarbeitergewinnung und -einarbeitung mit sich. Besonders in den letzten Jahren hat sich das Konzept, ortsunabhängig zu arbeiten und damit auch das  "Remote Onboarding" immer stärker etabliert. Dieses bezeichnet den Prozess der Einarbeitung von Mitarbeitern, die nicht physisch vor Ort, sondern an einem anderen Standort oder im Homeoffice tätig sind. Da diese Form des Arbeitens für viele ein anhaltender wichtiger Zukunftsaspekt bleiben wird, muss sich der Arbeitsmarkt darauf einstellen. Der IT-Bereich unterstützt dies stark durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Softwares und Apps. Wir haben selbst unsere Erfahrungen mit dem Thema gemacht, da ein Großteil unserer Mitarbeiter ebenfalls remote arbeitet und ein digitales Onboarding erhalten hat. Deshalb möchten wir Ihnen heute einige Erfahrungen mitgeben, wie Sie ein erfolgreiches Onboarding gestalten können und welche Tools dabei hilfreich sein können.

Was ist Remote Onboarding im Homeoffice?

Remote Onboarding ist ein ortsunabhängiger Einarbeitungsprozess, der darauf abzielt, neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start im Unternehmen zu ermöglichen. Der Prozess beginnt bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und reicht von den ersten Tagen bis hin zur vollständigen Integration in das Team und die Unternehmenskultur. Wie wichtig ein gutes Onboarding ist, zeigt eine Studie von Glassdoor, nach welcher ein gut durchdachter, persönlicher Onboarding Prozess die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um 70 % erhöhen kann.

Unterscheide zwischen einem persönlichen Onboarding und dem virtuellen Onboarding Prozess

Der wohl offensichtlichste Unterschied zum klassischen Onboarding ist der Standort. Anstatt einer Einführung im Büro wird diese ortsunabhängig auf virtuelle Weise vorgenommen. Dies bringt eine Vielzahl an technischen Anwendungen mit sich, die es sonst in der Menge nicht geben würde. Auch die Kommunikation verlagert sich von face-to-face Interaktionen in den medialen Bereich mit E-Mails, Videokonferenzen und Telefonaten und beeinflusst dadurch sehr die Integration im Unternehmen. Die Einarbeitungsweise an sich unterscheidet sich ebenfalls. Während beim remoten Arbeitsstart zum Beispiel E-Learning-Plattformen, Online-Trainings und online Schulungssitzungen zum Einsatz kommen, so kann das klassische Onboarding ebenfalls mit Workshops, Schulungen und Präsentationen vor Ort unterstützt werden.

Die Personengruppen, die für das Onboarding wichtig sind, verändern sich durch die Verlagerungen in den virtuellen Bereich jedoch kaum. Die Personalabteilung plant, koordiniert und führt die Einführung durch. Teamleiter und Vorgesetzte arbeiten das neue Teammitglied ein und stellen sicher, dass dieses klare Aufgaben und Feedback erhält und die Erwartungen des Unternehmens kennenlernt. Auch die IT-Abteilung spielt eine wichtige Rolle, da sie die Technik vorbereitet und bei Problemen mit dieser zur Verfügung steht. Je nach Unternehmen können auch Buddys und Mentoren den Neuling unterstützen und dafür sorgen, dass dieser schneller integriert wird. 

Herausforderungen beim Preboarding, Remote-Onboarding und ersten Arbeitstag

Der erste Tag im neuen Job ist immer aufregend. Ein Remote-Onboarding bringt jedoch noch weitere Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gibt - sowohl auf der Seite des Neustarters als auch auf der Seite des Unternehmens: 

1. Kommunikation und soziale Integration: Die räumliche Distanz kann die Kommunikation erschweren und das Gefühl der sozialen Isolation verstärken. Zum einen ist es in einem physischen Büro leichter, in den Austausch mit neuen Mitarbeitern zu gelangen. Dort gehört ein kurzes Gespräch während der Mittagspause oder beim Kaffeeholen zum normalen Alltag, während in einer rein digitalen Kommunikation dafür Alternativen gefunden werden müssen. Zum anderen müssen Absprachen und wichtige Informationen eventuell zuvor telefonisch geklärt und Dokumente wie Verträge per Post verschickt werden. Häufig gestellte Fragen sollten ebenfalls schon vor dem ersten Arbeitstag zum Beispiel per E-Mail beantwortet werden.
2. Technische Hürden: Abgesehen von technischen Geräten wie Computer, Tastatur und Maus, benötigt der Neustarter auch Zugang zu den notwendigen digitalen Tools und Plattformen, um effektiv arbeiten zu können. Zudem kann es besonders in den ersten Tagen und Wochen noch zu Problemen mit der Technik kommen.
3. Einarbeitungsstruktur: Das Preboarding und ein strukturierter Onboarding-Plan sind essentiell, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Angestellten alle relevanten Informationen und Ressourcen erhalten. Besonders Remote Onboarding bedeutet eine gute Organisation und die Einplanung von genügend Zeit aufgrund von möglichen Schwierigkeiten und Verzögerungen unverzichtbar.
4. Motivation und Produktivität: Es kann schwierig sein, die Motivation und Produktivität neuer Angestellter aufrechtzuerhalten, wenn der persönliche Kontakt fehlt. Zudem kann es Probleme mit dem Remote Work geben, da das Konzept für viele neu ist und Disziplin erfordert.

Tools für virtuelles Onboarding aus der Ferne

Ohne Hilfsmittel wäre ein erfolgreiches Onboarding im Homeoffice unmöglich. Sie werden vor allem für eine gelungene Kommunikation und Organisation benötigt. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von digitalen Lösungen, die Ihnen dabei helfen können, die ersten Arbeitstage reibungslos und effizient zu gestalten:

• Videokonferenzlösungen: Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet sind Tools zur Kommunikation und ermöglichen in digitalen Meetings eine Face-to-Face-Interaktion. Sie sind aus dem modernen Business Alltag nicht mehr wegzudenken - vor allem auch, wenn es um das Onboarding geht.

• Digitale Organisations- und Kollaborationstools: Digitale Lösungen wie Trello, Miro, Slack, Asana und Microsoft Teams dienen der virtuellen Zusammenarbeit an Projekten und der gemeinsamen Organisation dieser. Sie helfen dabei, das Unternehmen zu organisieren, Mitarbeitern klar ihre Aufgaben zuzuordnen und einen Überblick über bereits vorhandene Informationen und anstehende Deadlines zu geben. Zudem kann über sie in Form von Chats, Kommentaren oder Videokonferenzen kommuniziert werden.

• Onboarding-Plattformen: Es gibt spezielle Softwarelösungen für das Onboarding, die es ermöglichen, Einarbeitungspläne zu erstellen, Schulungsmaterialien bereitzustellen und den Fortschritt der neuen Angestellten zu verfolgen. Zu diesen gehören zum Beispiel die Onboarding App von Polario und Enboarder und Haufe Onboarding.

• E-Learning-Plattformen: Online-Schulungsplattformen bieten die Möglichkeit, Mitarbeiter zu schulen und ihre Fähigkeiten zu entwickeln. Geht es konkret um interne Themen, so lassen sich beispielsweise auch gut Videos einsetzen. Beispiele für solche Anwendungen sind 360Learning, Innform und LinkedIn Learning.  

Es ist zu beachten, dass die genauen Details und Funktionen bei verschiedenen Tools von Version zu Version und zwischen verschiedenen Abonnementplänen variieren können. Die Auswahl der richtigen Software und des richtigen Plans hängt von vielen Faktoren ab, darunter die spezifischen Anforderungen, Ziele und dem Kontext Ihres Unternehmens. Es wäre empfehlenswert, die Hersteller direkt zu kontaktieren oder Demoversionen anzufordern, um einen vollständigen Einblick in die jeweiligen Funktionen und Vorteile zu erhalten.

Tipps für eine strukturierte, soziale Integration von neuen Mitarbeitern

Beim Onboarding neuer Mitarbeiter geht es nicht nur um die Einführung am ersten Arbeitstag, sondern auch darum, wichtige Grundsteine für die Zukunft zu legen. Diese sollen helfen, die neuen Angestellten langfristig gut in Ihr Unternehmen zu integrieren und auch eine Identifikation mit dem Unternehmen zu schaffen. Vor allem Unternehmen, welche komplett oder zum Großteil remote arbeiten und remote Onboarding durchführen, sollten andere Wege anbieten, um die Stärkung der Mitarbeiterbindung und das Gefühl von Zugehörigkeit zu fördern. Hier sind einige unserer Tipps, wie Sie diesen Prozess erfolgreich fördern können:

• Willkommensveranstaltung: Organisieren Sie ein Willkommenspaket in Form einer speziellen digitalen Willkommensveranstaltung für den neu eingestellten Mitarbeiter. Laden Sie das Team, die Vorgesetzten und andere relevante Mitarbeiter ein, um sich vorzustellen und den neuen Kollegen willkommen zu heißen. Die persönliche Vorstellung und ein herzlicher Empfang tragen dazu bei, dass sich neue Teammitglieder von Anfang an geschätzt fühlen.
• Meetings: Planen Sie regelmäßige Team-Meetings ein, damit alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, neue Kollegen besser kennenzulernen und sie schneller ein Teil des Teams werden zu lassen. Führen Sie doch zum Beispiel eine virtuelle Kaffeepause ein. Nutzen Sie solche kurzen Termine zum Austausch über Projekte, Aufgaben, best practices oder auch Interessen außerhalb der Arbeit und schaffen so eine lockere und vertrauensvolle Atmosphäre. 
• Buddy-System: Weisen Sie dem Neueinsteiger einen Mentor oder Buddy aus dem Team zu. Diese Person kann als Ansprechpartner dienen, helfen, die Abläufe im Unternehmen kennenzulernen und offene Fragen zu beantworten - besonders, wenn es konkret um interne Workflows geht. Das Buddy-System hilft, eine persönliche Verbindung herzustellen und das Gefühl der Zugehörigkeit zu stärken.
• Social Intranet und Plattformen: Nutzen Sie Social-Intranet-Plattformen oder Mitarbeiterportale, auf denen Mitarbeiter Beiträge, Erfolge, Interessen und persönliche Informationen teilen können. Dies fördert den Informationsaustausch und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.
• Team-Building-Aktivitäten: Planen Sie gelegentlich virtuelle Team-Aktivitäten, wie zum Beispiel ein Online-Spiel, gemeinsames Kochen per Videoanruf oder ein virtuelles Team-Quiz. Solche Aktivitäten fördern neben dem persönlichen Kennenlernen vor allem den Teamgeist und sorgen neben Spaß und Entspannung auch für einen Austausch mit den neuen Mitarbeitern.
• Firmenveranstaltungen: Achten Sie darauf, auch neue Kollegen zu virtuellen Firmenveranstaltungen und Meetings einzuladen, um ihnen die Möglichkeit zu bieten, andere Mitarbeiter und Führungskräfte außerhalb des direkten Teams kennenzulernen. So lernt der Neustarter zudem das Unternehmen sowie dessen Erwartungen besser kennen. 
• Feedback und Anerkennung: Geben Sie neuen Mitarbeitern regelmäßig Feedback und Anerkennung für ihre Beiträge und Erfolge. Positives Feedback stärkt das Selbstvertrauen, motiviert den Mitarbeiter und ist gerade beim Remote Onboarding unverzichtbar.
• Offene Kommunikation: Ermutigen Sie das gesamte Team zu einer offenen und transparenten Kommunikation. Fördern Sie den Austausch von Ideen, Fragen und Bedenken, um den neuen Angestellten wissen zu lassen, dass er gehört und geschätzt wird.

Die Integration von Mitarbeitern, die remote arbeiten in das bestehende Team, erfordert aktive Bemühungen und eine offene Unternehmenskultur. Indem Sie diese Tipps berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass neue Teammitglieder sich schnell einfügen und ein Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen entwickeln.

Onboarding-Checkliste mit Tipps für den virtuellen Onboarding-Prozess

Fazit

Remote Work eröffnet vielen Unternehmen die Möglichkeit, von einem erweiterten Talentpool zu profitieren und gleichzeitig die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Indem Sie auf die Herausforderungen des Remote Onboardings vorbereitet sind und geeignete Tools einsetzen, können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter nahtlos in Ihr Unternehmen integriert werden und den klassisch eingearbeiteten in nichts nachstehen.

Die Investition in einen effektiven Remote-Onboarding-Prozess mit einer guten Organisation der Phasen des Onboardings wird sich langfristig auszahlen, indem Sie talentierte Fachkräfte gewinnen und langfristige Mitarbeiterbindung fördern.